اول، برخی از تجهیزات کنفرانس ویدیویی پیشرفته، آپلود فایل، اشتراک‌گذاری فایل، و اشتراک‌گذاری دسکتاپ را ارائه می‌دهند: هر شرکت‌کننده می‌تواند فایل‌هایی را برای سایر شرکت‌کنندگان آپلود کند تا محتوا را روی دسکتاپ خود مشاهده، دانلود، ذخیره و به اشتراک بگذارند.
دوم، اجاره نرم افزار سیستم ویدئو کنفرانس. راه اندازی جهانی مدل اجاره نرم افزار سیستم کنفرانس ویدیویی به این معنی است که کاربران برای ادامه استفاده از سیستم فقط باید اشتراک خود را سالانه تمدید کنند. تنها چیزی که آنها نیاز دارند یک اتصال اینترنت، یک کامپیوتر، یک میکروفون همه جانبه و یک وب کم است. این مدل نشاط و امید جدیدی را برای توسعه همه جانبه سیستم های کنفرانس ویدئویی از راه دور برای شرکت های کوچک و متوسط- آورده است. در حالی که بسیاری از کارکردهای اداری را ارائه می دهد، نیاز شرکت های کوچک و متوسط را به سرمایه گذاری هنگفت در سخت افزار از قبل حذف می کند. تنها با داشتن یک شبکه و یک پایانه، آنها می توانند بلافاصله با اجاره یک سیستم ویدئو کنفرانس ابری با اشتراک سالانه، شروع به برگزاری کنفرانس های ویدئویی شرکتی کنند.
سوم، باعث صرفه جویی در هزینه، تلاش و زمان می شود.
صرفه جویی در زمان و تلاش، کارایی کلی کسب و کار را بهبود می بخشد. اینترنت عصر کارآمدی است و شرکت‌های بسیار کارآمد اغلب مزیتی کسب می‌کنند. در عین حال، با توسعه اقتصادی، کسب‌وکارها دیگر صرفاً به انجام کسب‌وکار محلی بسنده نمی‌کنند. سفر به فراسوی مرزها برای جلسات کاری و هر بار ملاقات حضوری بسیار پرهزینه است. در طول تماس های کنفرانسی، فرد نمی تواند عبارات طرف مقابل را ببیند، نمی تواند تشخیص دهد که آیا آنها راضی هستند یا نه، و حتی ممکن است در بیان برخی مسائل از طریق تلفن مشکل داشته باشند. بنابراین، ویدئو کنفرانس مدل‌های جلسات سنتی را متحول کرده است. تا زمانی که هر دو طرف دارای تجهیزات ویدئو کنفرانس باشند، به راحتی می توانند بدون محدودیت زمانی و جغرافیایی به یک جلسه بپیوندند.
چهارم، برنامه‌های ویدئو کنفرانس آنلاین بر روی دستگاه‌های تلفن همراه مانند آیفون و دستگاه‌های اندروید نیز در دسترس هستند و به کاربران اجازه می‌دهند به راحتی از هر مکانی به جلسات بپیوندند. این بدان معناست که کسب و کارها می‌توانند از سیستم‌های کنفرانس ویدیویی سازمانی کارآمدتر و مقرون به صرفه‌تر-استفاده کنند، در حالی که نگهداری و امنیت سیستم را به ارائه‌دهنده کنفرانس ویدیویی واگذار می‌کنند. این باعث کاهش هزینه ها می شود و در عین حال کارایی جلسه را بهبود می بخشد.
